Information om Almis hantering av personuppgifter om dig som ansöker om lån, affärsutveckling eller är kund till Almi

I denna policy kommer det att beskrivas hur Almi samlar in, använder, lagrar och delar personuppgifter om dig som ansöker om lån, affärsrådgivning, är kund till Almi eller har varit kund.

Inom Almi-koncernen (nedan Almi) har Almi AB ett gemensamt ansvar med sina respektive dotterbolag för behandlingen av personuppgifter. Inom ramen för kredit och affärsrådgivning är det delade ansvaret mellan Almi AB och det Almi Företagspartner bolag som ansökan om kredit eller affärsrådgivning görs till eller är/har varit kund via. 

Personuppgifter kan hanteras inom nedan områden och behandlingar om dig som är:

• Företrädare, firmatecknare eller vd för det ansökande företaget
• Anställd hos ett ansökande företag eller kund
• Huvudman
• Borgensman
• Styrelseledamot för det ansökande företaget
• Företrädare för medfinansiärer
• Företrädare för revisions-/redovisningsbyrå
• Mentor

Gemensamt kommer dessa kategorier att benämnas som kund. När vi hänvisar till dig som registrerad innebär det att personuppgifterna kommer direkt från dig som vi hanterar personuppgifter om. 

Personuppgiftskategorier och exempel på personuppgifter

I informationen nedan om hur Almi behandlar dina personuppgifter anges det vilka personuppgiftskategorier som ingår i varje behandling. Nedan tabell anger exempel på vilka personuppgifter som hanteras i respektive personuppgiftskategori. 

Personuppgiftskategorier	Exempel på personuppgifter
Användargenererade uppgifter	Cookies, loggar
Bankuppgifter	Namn på bank, kontonummer
Brottsuppgifter	Dom om ekonomisk brottslighet
Demografiska uppgifter	Födelsedatum, kön, civilstånd
Finansiella uppgifter	UC, kontoutdrag
Företagsuppgifter	Företagsnamn, organisationsnummer (personnummer för enskild firma)
Identitetsuppgifter	Namn, personnummer, användarnamn, olika typer av ID som KundID, anställningsnummer eller IP-adress, underskrift, passnummer, skyddad ID
Kommunikation	Innehåll i mejl, typ av ärende, redaktionellt innehåll, mötesanteckningar, närvaro vid möten
Kontaktuppgifter	Adress, telefonnummer, e-post
Organisatorisk information	Roll, titel, grupptillhörighet
Politisk utsatt ställning	Anges om du har en sådan ställning eller inte

Almis hantering av personuppgifter om dig som kund 

Nedan anges hur Almi hantera dina personuppgifter och där den rättsliga grunden är intresseavvägning. 

Behandling	Personuppgiftskategorier som behandlas	Ändamål med behandlingen	Hur samlas personuppgifter in?
Affärsutveckling och lån	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kommunikation  Kontaktuppgifter	Dokumentation av rådgivning, samtal och lån för att säkerställa kontinuitet, säker hantering och god kundrelation samt information om senaste kontakt.	Kund UC Offentliga källor Företrädare för Kunden
Antibedrägerier	Finansiell information Företagsuppgifter Kommunikation Kontaktuppgifter Organisatoriska uppgifter	Kontrollera och granska misstänka bedrägerier samt anmäla dessa till polisen.	Kund, Genereras internt
Borgensåtagande	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kommunikation Kontaktuppgifter	Hantering och administration av borgensåtaganden	Dig som registrerad, Kunden
Garantier	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Organisatorisk Information	Hantering, administrering och rapportering till Europeiska investeringsfonden och Tillväxtverket i syfte att säkerställa återbetalning vid inkasso eller konkurser samt rapportera vem som fått garantilån.	Hämtas internt
Identifiera kund	Identitetsuppgifter	Legitimering av kund via bank-id.	Dig som registrerad, leverantör av tjänst
Kontakt	Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter	Kunna ha kontakt med dig som företrädare eller intressen till en potentiell kund, kund eller tidigare kund.	Dig som registrerad
Kontroll och granskning	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter	Kontrollera och granska Almis regelefterlevnad.	Hämtas internt
Kreditbeslut	Bankuppgifter	Generera underlag inför kreditbeslut utifrån inkomna låneansökningar och inför ev. kredit.	Dig som registrerad, Kund, UC
Kreditprodukt – hantering av säkerheter	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Organisatorisk Information	Förvaltning av Almis kreditprodukter lån och garantier för visa vilka säkerheter som är kopplade till krediten/garantin.	Dig som registrerad, Kund
Kundklagomål	Företagsuppgifter Kontaktuppgifter Organisatorisk Information	Ta emot och hantera kundklagomål.	Dig som registrerad, Kund
Kundportal	Företagsuppgifter  Identitetsuppgifter Organisatorisk information	Hantering av portal där kunder kan ansöka om lån och information kring KYC samt få information engagemang med Almi så som lånebelopp, amortering och nästa betalningstillfälle	Dig som registrerad, Kund
Kundreskontra - Fakturering	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter	Fakturering till kund för att erhålla betalning.	Dig som registrerad, Kund
Loggar	Användargenererade uppgifter Identitetsuppgifter	Loggning och monitorering av användning av hårdvara och system för att kunna spåra vad som hänt vid fel eller oegentligheter eller av andra säkerhetsskäl.	Generas internt
Lånehandlingar	Bankuppgifter Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kommunikation Kontaktuppgifter	Hantering och administrering av avtal för Almis kunder, innefattande skapa och skicka ut lånehandlingar (skuldebrev, säkerheter, mm), skicka avier för betalning, signering av handlingar, kontroll av firmatecknare, löpande kontakt vid ändringar av betalplan, ändring av säkerhet m.m.	Dig som registrerad, Kund
Obeståndsärende	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kommunikation Kontaktuppgifter Organisationsuppgifter	Hantering och administrering av obeståndsärende, inkluderat dokumentation av ärende, kravhantering gentemot bolag och borgensman, samt indrivning av fordran via kronofogdemyndigheten samt domstol eller konkursförvaltare.	Dig som registrerad, Kund Hämtas internt
Rapportering	Demografiska uppgifter Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Organisatorisk Information	Sammanställning av statistik för att kunna rapportera till Almis ägare.	Hämtas internt
Rekvisition till Tillväxtverket	Demografiska uppgifter Företagsuppgifter	Redovisning angående tillväxtprojekt till Tillväxtverket.	Hämtas internt
Statistik och rapportering	Identitetsuppgifter Företagsuppgifter	Framtagande och sammanställning av statistik för interna syftet exempelvis förbättringsarbete, resultatuppföljning, rapportering mot styrelse, ägare, måluppföljning.	Hämtas internt
Test av system	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kommunikation Kontaktuppgifter Organisatorisk Information	Test av system/applikation/API innan det sätts i produktion för att säkerställa funktionalitet och säkerhet.	Hämtas internt
Verifieringsmedel (kan vara privatperson)	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kommunikation Kontaktuppgifter	Ta emot och hantera din ansökan om verifieringsmedel samt dokumentera beslut.	Dig som registrerad, Kund

Så här länge sparas Almi dina personuppgifter

Personuppgifter i ovan behandlingar kommer att sparas så länge det krävs för att uppfylla syftet med behandlingen. 

Behandlingar där personuppgifter samlas in med rättslig skyldighet som rättslig grund. 

Om personuppgifter inte lämnas för de behandlingar som anges nedan påverkar detta din möjlighet att få lån eller affärsrådgivning via Almi. 

Behandling	Personuppgifter som hanteras	Ändamål med behandlingen	Hur länge uppgifterna sparas	Hur samlas personuppgifter in?
AML kundkännedom	Brottsuppgifter Finansiella uppgifter Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Organisatorisk information Politiskt utsatt ställning	Genomföra en riskbedömning (kundkännedom) i syfte att motverka penningtvätt, finansiering av terrorism och grov brottslighet vid lån och affärsrådgivning samt vid misstanke anmäla till Finanspolisen.	10 år efter avslutat kundrelation	Kund, UC, Bolagsverket, Skatteverket, PEP-register Allmänna källor
Bokföring	Identitetsuppgifter Företagsuppgifter	Arkivering av underlag vid fakturering för bokföringsändamål	7 år	Kund
Kundreskontra arkivering av underlag ERUF	Identitetsuppgifter Företagsuppgifter	Arkivering av underlag vid fakturering utifrån krav från Tillväxtverket för ERUF-medel där underlag ska sparas för eventuell följdforskning samt kontroll.	10 år från avslutad ERUF-program	Hämtas internt
Transaktionsmonitonering	Finansiella uppgifter Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Organisatorisk Information	Kontrollera inbetalningar i syfte att motverka penningtvätt	10 år från avslutad kundrelation	Kund

Utlämnande av personuppgifter

Personuppgifter kan komma att lämnas ut till din bank, myndigheter och de systemleverantörer Almi använder sig av. För exakt information om vem dina personuppgifter har lämnas ut till vänligen kontakta Almis Dataskyddsombud. Notera dock att ett utelämnande till Polisen inte kommer att meddelas dig och Almi får inte berätta om misstanke om brott finns i enlighet med Lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. 

Lagring av dina personuppgifter sker inom EU men i flera fall har Almi en IT-systemleverantör som antingen har moder- och/eller dotterbolag i länder utanför EU (tredje land) och/eller underleverantörer i tredje land. Detta kan medföra att en överföring av dina personuppgifter kan ske. Vid överföring av personuppgifter till tredje land görs detta med stöd i EU-kommissionens adekvansbeslut eller standardavtalsklausuler. 

Uppdatering av information

Denna information kan komma att uppdateras, väsentliga ändringar anges här. 

2024-07-02: Omstrukturering och tydliggörande kring behandlingar, laglig grund, var personuppgifter hämtas ifrån och till vem de kan lämnas ut 

Skydd för personuppgifter

Vi har vidtagit lämpliga administrativa, tekniska, organisatoriska och fysiska säkerhetsåtgärder för att skydda de uppgifter vi har om dig mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, röjande, ändring och förstöring.

Dina rättigheter i fråga om dataskydd

Som registrerad person har du följande rättigheter i fråga om de personuppgifter Almi har om dig:

Begära åtkomst till dina personuppgifter 
Du har rätt att få åtkomst till de personuppgifter som Almi har om dig. Detta brukar även kallas rätten till registerutdrag. Detta innebär att du har rätt att begära ett utdrag av alla personuppgifter som Almi behandlar om dig. Detta utdrag ska ges utan dröjsmål och senast inom en månad efter att begäran har mottagits. 

Begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga personuppgifter 
Om personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära rättelse av uppgifterna, med de begränsningar som anges i lag eller annan författning.

Begära radering
Du har rätt att vända dig till Almi och be att personuppgifter om dig raderas i nedan angivna fall. Radering ska ske utan onödigt dröjsmål.

• Om personuppgifter inte längre behövs för att uppfylla de ändamål för vilka de samlats in
• Du återkallar ditt samtycke som behandlingen baseras på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen
• Du invänder mot behandlingen
• Personuppgifterna har hanterats på ett olagligt sätt
• Personuppgifter måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse

Begränsning av behandling av personuppgifter
Du har rätt att begära att Almi begränsar en behandling om det är oklart om och när Almi måste radera dina personuppgifter. Begränsning innebär att Almi, med undantag för lagring, bara får behandla dina personuppgifter med ditt samtycke, för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, eller för att skydda någon annans rättigheter. Rättigheten om begränsning kan du använda i följande fall: 

• Du bestrider att personuppgifterna är korrekta och Almi ska utreda om personuppgiften ska rättas
• Du vill inte att Almi ska radera dina personuppgifter 

Behandling är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning i dess användning.

• Almi behöver inte längre personuppgifterna, men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
• Du har invänt mot behandlingen och Almi utreder din invändning men beslut har inte tagits än. 

Invända mot behandling utifrån Almis berättigade intresse

Du har rätt att när som helst göra invändningar mot en behandling om behandlingen grundar sig på Almis berättigade intresse, dvs att den lagliga grunden för behandlingen är intresseavvägning. För att Almi efter mottagen invändning ska få fortsätta behandla personuppgifterna måste Almi visa avgörande skäl för att Almis intresse väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter. Alternativt måste Almi bevisa att behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Du har alltid rätt att invända mot direkt marknadsföring. 

Dataportabilitet

Om en behandling grundar sig på samtycke eller avtal och behandlingen sker automatiserat, det vill säga med hjälp av teknik utan hjälp av en människa, och du har tillhandahållit personuppgifter i ett allmänt använt, maskinläsbart format har du rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. 

Dra tillbaka ditt samtycke 

För de behandlingar som har den lagliga grunden samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Detta innebär att Almi inte längre får behandla dina personuppgifter för ändamålet.  

Kontakta Almi eller Integritetsskyddsmyndigheten

För frågor, utövande av dina rättigheter eller annat angående dataskydd som du vill prata med Almi om kan du kontakta dataskyddsombud@almi.se eller genom att skriva ett brev till Almi AB, Dataskyddsombud, Box 70396, 107 24 Stockholm. Du kan också lämna klagomål på Almis hantering av personuppgifter genom att kontakta Integritetsskyddsmyndigheten genom att skicka epost till imy@imy.se eller skicka ett brev till Integritetsskyddsmyndigheten, Box 8114, 104 20 Stockholm.